ዓላማ
የዚህ ፖሊሲ ዓላማ የሰራተኞች መዝገቦችን ለመጠገን እና ለማቆየት የሚያስፈልጉትን ሂደቶች ማዘጋጀት ነው።
ወሰን
ይህ ፖሊሲ በሁሉም የአካባቢው ዲፓርትመንት (LDSS) ሰራተኞች እና የLDSS የቅጥር መዝገቦች ላይ ተፈጻሚ ይሆናል።
ሀ. ፍቺዎች
1 ። የሰራተኞች መዝገቦች
ማንኛውም ወረቀቶች፣ ደብዳቤዎች፣ ሰነዶች፣ ሪፖርቶች ወይም ሌሎች ቁሳቁሶች፣ አካላዊ ቅርጻቸው ወይም ባህሪያቸው ምንም ይሁን ምን (ኤሌክትሮኒክ መዝገቦችን ጨምሮ)፣ ርዕሰ ጉዳዩ የአሁኑ ወይም የቀድሞ የLDSS ሰራተኛ ወይም በLDSS ውስጥ ለስራ አመልካች የሆነ፣ እና በLDSS ሰራተኛ ወይም ባለስልጣን በLDSS ንግድ ግብይት ውስጥ የተዘጋጁ ወይም የተገኙ
።
2 ። የሰራተኛ የሰው ኃይል ፋይል
የአንድ ግለሰብ ሠራተኛን የሚመለከቱ የተወሰኑ የሰራተኛ መዝገቦች እና ተመሳሳይ የመዳረሻ መስፈርቶች ያሉበት ፋይል።
3 ። የተገደቡ የመዳረሻ ፋይሎች
የተወሰኑ ከፍተኛ ሚስጥራዊነት ያላቸው የሰራተኞች መዝገቦች የሚቀመጡባቸው ፋይሎች።
4 ። ማወቅ የሚያስፈልግ
የሚከሰተው የተወሰኑ የሰራተኞች መዝገቦችን ማግኘት ኦፊሴላዊ የኤልዲኤስኤስ ንግድ ለማካሄድ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ነው።
ለ. የሰው ኃይል መረጃ መሰብሰብ
1 ። የመረጃ አስፈላጊነት እና ትክክለኛነት
የኤልዲኤስኤስ አግባብነት ያለው፣ ትክክለኛ እና በሕግ የሚጠየቅ ወይም ለሠራተኞች ሥርዓት ውጤታማ እና ቀልጣፋ አሠራር አስፈላጊ የሆነ መረጃ ብቻ መሰብሰቡን እና መያዙን ማረጋገጥ አለበት።
2 ። የማህበራዊ ዋስትና ቁጥር
የማህበራዊ ዋስትና ቁጥሮች (SSN) የሚሰበሰቡት በ 26 USC § 6011 ፣ በዩኤስ የፌዴራል ደንብ ህግ § 31 መሰረት በተፈቀደላቸው መሰረት ብቻ ነው። 6011(ለ)-2(ለ) እና § 2 ። 2- 3808 ። የማህበራዊ ዋስትና ቁጥሮች ጥቅም ላይ የሚውሉት ለሚከተሉት ብቻ ነው፦
ሀ. የፌዴራል፣ የክልል እና የአካባቢ ሪፖርት ማድረጊያ መስፈርቶችን ማክበር።
ለ. የጥቅማ ጥቅሞችን ፕሮግራሞች ማስተዳደር።
ሐ. ከቅጥር ሁኔታ ለውጦች ጋር የተያያዙ የሰራተኞች ግብይቶች ተጽእኖ።
3 ። የሰራተኞች መዝገቦች ሚስጥራዊነት
ሁሉም የሰራተኞች መዝገቦች የግል መረጃዎችን የያዙ ሲሆን በተፈጥሮአቸው ሚስጥራዊ ናቸው። የሰራተኞች መዝገቦች ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ መቀመጥ አለባቸው፤ መዳረሻቸው ለአካባቢው ዳይሬክተር ብቻ የተወሰነ መሆን አለበት፤ እንዲሁም በአካባቢው ዳይሬክተር፣ በአካባቢው ቦርድ እና/ወይም VDSS “ማወቅ የሚያስፈልግ” ነገር እንዳላቸው የሚወስኑ የLDSS ኃላፊዎች እና ሰራተኞች መዳረሻቸው የተጠበቀ መሆን አለበት።
ሐ. የሰራተኞች መዝገቦች ጥገና
1 ። የሰራተኛ የሰው ኃይል ፋይል
LDSS ለእያንዳንዱ ሰራተኛ የሰራተኛ ፋይል ይይዛል። የሰራተኛ መዝገብ ቢያንስ የሚከተሉትን የሰራተኛ መዝገቦች መያዝ አለበት፡
ሀ. የቅጥር ማመልከቻዎች።
ለ. ሥራ የሚያመለክቱ/የሚቀበሉ ደብዳቤዎች።
ሐ. የሹመት ወይም የሁኔታ ለውጥ ሪፖርት።
መ. የአፈጻጸም ግምገማዎች። [ከጊዜያዊ የአፈጻጸም ግምገማዎች ጋር የተያያዙ ማናቸውም ሰነዶች በሠራተኛ የሰው ኃይል ፋይል ውስጥ መቀመጥ የለባቸውም፣ እንደዚህ ያሉ ግምገማዎች ለዓመታዊ ግምገማ ወይም ለጽሑፍ ማስታወቂያ ወይም እንደ የሙከራ ወይም ሁኔታዊ የሁኔታ ጊዜ ግምገማ አካል ሆነው የሚያገለግሉ ካልሆኑ በስተቀር።]
ሠ. የስምምነት እና/ወይም የማረጋገጫ ቅጾች።
ረ. በሥነ ምግባር ደረጃዎች መሠረት የተሰጡ የጽሑፍ ማስታወቂያዎች።
ሰ. ለደመወዝ እርምጃዎች ፈቃዶች።
ሸ. የአቋም መግለጫ እና የአፈጻጸም ደረጃዎች/ዕቅዶች።
i. የሰው ኃይል ግብይቶችን ለማስጀመር የሚያገለግሉ ሌሎች ቅጾች።
2 ። የሰራተኛ የሰው ኃይል ፋይል ወይም ሌሎች የLDSS ፋይሎች
በLDSS ውሳኔ፣ የሚከተሉት የሰው ኃይል መዝገቦች በሰራተኛ የሰው ኃይል ፋይል ውስጥ ወይም በአካባቢው ዳይሬክተር፣ በአካባቢው ቦርድ ወይም በVDSS በተወሰነው መሰረት በተለየ ፋይል(ዎች) ውስጥ ሊካተቱ ይችላሉ
ሀ. የክልል እና የፌዴራል የተቀናሽ ቅጾች።
ለ. የጥቅማ ጥቅሞች መዝገቦች - የጤና መድህን የምዝገባ ቅጾችን፣ የጡረታ ቅጾችን፣ የሕይወት መድህን የተገልጋዮች መመዘኛ ቅጾችን እና ሌሎች የጥቅማ ጥቅሞችን ቅጾችን ጨምሮ።
ሐ. መዝገቦችን እና የጊዜ ሰሌዳዎችን ይተዉ።
መ. የሥልጠና የምስክር ወረቀቶች እና/ወይም ከትምህርት ድጋፍ ጋር የተያያዙ መዝገቦችን ጨምሮ ሌሎች የሥልጠና ወይም የትምህርት መዝገቦች።
3 ። የተገደቡ የመዳረሻ ፋይሎች
የተወሰኑ የሰራተኞች መዝገቦች፣ በከፍተኛ ስሜታዊ ባህሪያቸው ምክንያት፣ የበለጠ የተገደበ መዳረሻ ያስፈልጋቸዋል። እነዚህ መዝገቦች ከዚህ በታች እንደተገለጸው ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ እና በተናጠል መቀመጥ አለባቸው።
ሀ. የክልል እና የፌዴራል ህጎች የተወሰኑ ሚስጥራዊ መረጃዎችን ስለሚጠይቁ፣ የሚከተሉት ሰነዶች ደህንነታቸው የተጠበቀ እና ከሰራተኛ ሰራተኛ ፋይል የተለዩ መሆን አለባቸው፡
(1) የሕክምና እና/ወይም የአእምሮ ጤና መዝገቦች (የእረፍት ጥያቄን ለመደገፍ የቀረቡትን ጨምሮ) እና የጤና መድህን ወይም የሰራተኛ ካሳ ሰነዶችን ጨምሮ የሕክምና ወይም የአእምሮ ጤና መረጃዎችን የያዙ ሌሎች የሰራተኛ መዝገቦች።
(2) የመድልዎ እና/ወይም የበቀል አቤቱታ ፋይሎች።
(3) የታሰሩ፣ የጥፋተኝነት ውሳኔዎች እና/ወይም የወንጀል ታሪክ ዳራ ፍተሻዎች ውጤቶች ሪፖርቶች።
በተገኙበት የቅጥር ወይም የዲሲፕሊን ሂደት ወቅት፣ የታሰሩ፣ የጥፋተኝነት እና/ወይም የወንጀል ታሪክ ዳራ ፍተሻዎች ሪፖርቶች በተቆለፈ እና በተለየ ፋይል ውስጥ መቀመጥ አለባቸው። የቅጥር ወይም የዲሲፕሊን ውሳኔ ከተሰጠ በኋላ፣ ሪፖርቶቹ በቫ ድንጋጌዎች መሠረት መጥፋት አለባቸው። ኮድ § 19 ። 2-389 እና የአሜሪካ ኮድ 28 USC 534 እና 28 CFR 20 እና የቅጥር ወይም የዲሲፕሊን ውሳኔ ውጤትን በተመለከተ አጭር ማስታወሻ በዲሲፕሊን ወይም በቅጥር ፋይል ሚስጥራዊ ክፍል ውስጥ መቀመጥ አለበት።
ለ. ለአስተዳደራዊ እና ለንግድ ዓላማዎች፣ የሚከተለው መረጃ ከሠራተኛ የሰው ኃይል ፋይል ተለይቶ መቀመጥ አለበት።
(1) የቅጥር እና የምርጫ መዝገቦች፣ የሥራ ቦታ መግለጫዎችን፣ የሥራ ማስታወቂያዎችን፣ ማስታወቂያዎችን፣ ማመልከቻዎችን፣ የምርጫ መስፈርቶችን፣ ግምገማዎችን፣ ደረጃዎችን እና የምክር ደብዳቤዎችን እና/ወይም የማጣቀሻ ደብዳቤዎችን ጨምሮ።
(2) የቅጥር ብቁነት ማረጋገጫ (I-9) ቅጾች።
(3) የምርመራ መዝገቦች።
(4) ከቃለ መጠይቅ መውጣት (ስም-አልባነት መጠበቅ አለበት)።
(5) የሥራ አጥነት ካሳ ሰነዶች።
4 ። የሱፐርቫይዘር ፋይሎች
አንድ ሱፐርቫይዘር በስራ ክፍላቸው ውስጥ የሰራተኞችን የሰራተኛ መዝገቦች ሊይዝ ይችላል፣ ይህም ለአፈጻጸም አስተዳደር ወይም ለጊዜ ሰሌዳ ዓላማዎች ጠቃሚ ነው። ሁሉም የሕክምና መዝገቦች ለትክክለኛው ውሳኔ ወደ አካባቢያዊ ዳይሬክተር መላክ አለባቸው። ሰራተኞች ሲጠየቁ፣ እንዲህ ዓይነቱ መረጃ በሕግ ለሠራተኛው እንዳይገለጽ ካልተጠበቀ በስተቀር በተቆጣጣሪው ፋይሎች ውስጥ ያሉትን ማንኛውንም የሰራተኛ መዝገቦች ማግኘት አለባቸው።
መ. የሰራተኞች መዝገቦች አቀማመጥ
1 ። የሱፐርቫይዘሮች ፋይሎች አቀማመጥ
ሀ. በሱፐርቫይዘሮች የሚጠበቁ የሰራተኞች መዝገቦች የስራ ፋይሎች እንደሆኑ ይቆጠራሉ እና በውስጣቸው ያለው መረጃ ለሱፐርቫይዘሩ ጠቃሚ እስከሆነ ድረስ ብቻ መቀመጥ አለበት። በተለምዶ፣ የተቆጣጣሪዎች ማስታወሻዎች የሚጠበቁት በግምገማው ወቅት አፈፃፀምን ለመመዝገብ ሲባል በአፈጻጸም ጊዜ ውስጥ ነው። የአፈጻጸም ግምገማው አንዴ ከተጠናቀቀ በኋላ፣ ቀጣይ ጉዳዮችን ለመመዝገብ የማያስፈልጉ መረጃዎች መጥፋት አለባቸው።
ለ. ሠራተኞች ከሥራ ሲለዩ፣ የሱፐርቫይዘሮች ፋይሎች የግል መረጃ በአጋጣሚ እንዳይገለጽ በሚከላከል መንገድ መጥፋት አለባቸው። ወደ ጎን የሚዛወሩ ሠራተኞችን ለመገምገም ግብዓት ለማቅረብ ወይም ለአዳዲስ ሱፐርቫይዘሮች (ሱፐርቫይዘሮች ሲዛወሩ) መረጃ ለመስጠት የሚደረጉ ጊዜያዊ ግምገማዎች ተገቢው ማስተላለፍ፣ መጥፋት ወይም ማቆየት እንዲቻል ለአካባቢው ዳይሬክተር መላክ አለባቸው።
2 ። የሰራተኞች መዝገቦች መወገድ
ሀ. የሰራተኞችን መዝገቦች ማቆየት እና ማጥፋትን በተመለከተ የ Virginia የመዝገብ አስተዳደር ቤተ መጻሕፍት ፖሊሲዎች መከተል አለባቸው። ስለ መዝገብ አያያዝ መርሃ ግብሮች መረጃ ከቨርጂኒያ ቤተ መፃህፍት የመዝገብ ቤት እና የመዝገብ አስተዳደር አገልግሎቶች ክፍል (www.lva.virginia.gov) ማግኘት ይቻላል።
ለ. የሰራተኞች መዝገቦች የግል መረጃዎችን በአጋጣሚ እንዳይገለጽ በሚከላከል መንገድ መወገድ አለባቸው።
ሠ. የሰራተኞች መዝገቦች መዳረሻ
1 ። የሰራተኞች የሰራተኞች መዝገቦች መዳረሻ
በ Virginia ህግ §2 ድንጋጌዎች መሰረት። 2-3705 ። 1 ፣ ሲጠየቅ፣
ሠራተኛው
ባለበት ቦታ ላይ የሰራተኛ መዝገቦችን ማግኘት አለበት፣ እነዚህ መዝገቦች በሕግ ለሰራተኛው
እንዳይገለጡ ከተከለከሉ በስተቀር።
2 ። የሶስተኛ ወገን የሰው ኃይል መዝገቦችን ማግኘት
ሀ. According to the provisions of Code of Virginia §2.2-3705.8, የሚከተሉት የመንግስት አካላት ሰራተኞችን የሚመለከቱ የሰራተኞች መረጃዎች ሲጠየቁ ለሶስተኛ ወገኖች መገለጽ አለባቸው፤ ያለ ሰራተኛው እውቀትና ፍቃድ ይፋ ሊደረጉ ይችላሉ፡
(1) የሕዝብ ሠራተኛ የሥራ ስምሪት አለመግባባቶችን የሚፈቱ ኮንትራቶች ሳይሆኑ በአንድ የመንግሥት አካል እና በሠራተኞቹ መካከል የሚደረጉ ውሎች በ Virginia ሕግ §2 መሠረት እንደ የሠራተኛ መዝገቦች ሚስጥራዊ ሆነው ይያዛሉ። 2-3705 ። 1 ፤
(2) የሰራተኛው የቦታ ማዕረግ፤
(3) የሰራተኛው የሥራ ምድብ ማዕረግ፤
(4) ኦፊሴላዊ ደመወዝ ወይም የክፍያ መጠን፣ እንዲህ ዓይነቱ ክፍያ በዓመት ከ $10 ፣ 000 በላይ ከሆነ፤ እና/ወይም
(5) ለማንኛውም የመንግስት አካል ኃላፊ፣ ባለስልጣን ወይም ሰራተኛ የተከፈለውን ወጪ የሚመለከቱ አበል ወይም ተመላሽ ገንዘቦች።
ለ. ሌሎች የግል መረጃዎች/የሰውነት መዝገቦች ያለ ሰራተኛ የጽሑፍ ፈቃድ ለሶስተኛ ወገኖች ሊገለጹ አይችሉም።
ሐ. የኤልዲኤስኤስ ጠበቃ ከፍርድ ቤት የተቀበለውን ማንኛውንም የጥሪ መጥሪያ ወይም የመረጃ ጥያቄ ወዲያውኑ ማሳወቅ አለበት። የኤልዲኤስኤስ (LDSS) እንደዚህ አይነት መጥሪያዎችን እና የመረጃ ጥያቄዎችን ለባለጉዳዮች ለማሳወቅ ሊመርጥ ይችላል፣ ነገር ግን በህግ እንዲህ እንዲያደርግ አይገደድም። በጠበቃ ሌላ ምክር ካልተሰጠ በስተቀር፣ የኤልዲኤስኤስ መጥሪያ ማክበር አለበት።
መ. በሶስተኛ ወገኖች የሚቀርቡ ስለ ሰራተኞች መረጃ የሚጠይቁ ጥያቄዎች በሙሉ ለአካባቢው ዳይሬክተር ወይም ለተመደቡ ሰራተኞች መቅረብ አለባቸው።
የአካባቢዬን ክፍል ፈልግ